Compartimos una entrada de la empresa Alegra.com, un negocio que opera desde Medellín y se encuentra presente en diferentes países de manera virtual, ellos nos compartirán información acerca del trabajo remoto, un tema del que tienen mucha experiencia por su naturaleza operativa. Esta es la primera entrada de 3 relacionada con las metodologías ágiles, idóneas para el trabajo desde casa.
En Alegra ponemos en práctica tres grandes metodologías de trabajo remoto: Scrum, OKRs y reuniones 1a. Cada una de ellas nos ayuda a llegar a nuestros objetivos, hacer que nuestro equipo sea más eficiente y logre cumplir con todas sus tareas.
Hoy te hablamos de Scrum:
Metodología Scrum, una herramienta muy poderosa para el trabajo remoto
Una de las claves del trabajo eficaz en los equipos remotos en Alegra, y en muchas otras compañías de todo tipo, es la de contar con un sistema de tareas que brinde claridad, orden y confianza hacia los miembros de un equipo. Para esto, es muy importante que cada proyecto que se planifica y ejecuta, pueda tener bien definidos los objetivos, fundamentaciones, fechas de entrega y razones para que los colaboradores entiendan la importancia de cada paso.
Por eso, en Alegra decidimos trabajar con la que es tal vez, la mejor herramienta para lograr el compromiso de todos los colaboradores en la implementación de proyectos: la metodología “SCRUM”
¿Qué es Scrum?
Scrum es una metodología de trabajo ágil que basa su filosofía de acción en el método “Lean” de las empresas japonesas de la década 1950.
¿Te parece conocido?
Estas empresas se caracterizaban por disponer de una alta eficiencia y velocidad en sus procesos de fabricación (principalmente las automotrices) y, a su vez, mantener altos estándares de calidad que para la época ya superaban a los de las empresas europeas, mismas que habían sido las pioneras y referencia hasta el momento. Su creador, Jeff Sutherland, luego de acumular su experiencia personal durante la guerra de Vietnam, estudios en la Universidad de Standford, trabajar para el Gobierno de EEUU y finalmente creando sus propias startups, sintetizó todos sus aprendizajes en una metodología fácil de aprender e implementar. Todos estos descubrimientos se pueden ver más en profundidad en el libro “Scrum: the art of doing the twice the work on the half of the time”.
Principios clave
En la filosofía del método Scrum, se busca:
- Aprovechar eficientemente del tiempo de cada colaborador. Conciliar su vida laboral con su vida personal. No desperdiciar el tiempo en tareas que no le suman ni a la empresa ni a su propio desarrollo.
- Tener visibilidad sobre los proyectos y tareas en las que está trabajando cada persona. Producir una buena circulación de información sobre prioridades, roles y funciones.
- Asumir el compromiso de cada colaborador con una tarea específica para lograr los objetivos de los equipos. Al tener un método que unifica a los equipos, buscamos que cada quien comprenda mejor en qué cosas está sumando su esfuerzo.
- Poder definir cuáles son las prioridades en las que sí se pueden trabajar. Una de las claves del método es enfocarse solo en algunos temas y saber muy bien qué cosas quedan por fuera, o se posponen hasta otro período.
- Ordenar los procesos de trabajo y planificar con base a estimaciones muy próximas a lo realizable. Realizar sesiones de planeación donde se pronostica las fechas de entrega y de finalización en base a aprendizajes previos y la experiencia de cada colaborador en su tema.
Ahora bien, como toda metodología, para implementar de manera exitosa Scrum es necesario contar con una serie de pasos y tareas que garanticen la continuidad del método. Es decir, será súper importante que cuando se implemente Scrum, se haga como algo continuo para ir viendo los resultados semana a semana en tus equipos.
¿Por donde empezar?
Te contamos las bases del método y lo que necesitas para hacerlo muy bien:
La bases del método Scrum
- Sprint. Es la primera reunión de planificación y el pilar del método. En estas reuniones, el líder del proyecto junto con los colaboradores del equipo, acuerdan cuáles serán las tareas y objetivos a cumplir para enfocar el trabajo durante los siguientes días. La duración de estos períodos de trabajo puede ser de entre 7 o 15 días (según la especialidad del equipo). Al final del período, el equipo se vuelve a reunir para analizar lo realizado, aprender sobre lo qué no se pudo hacer y resaltar las buenas ideas que dieron cumplimiento. Ese mismo día, el ‘sprint’ puede volver a empezar, o en tal caso, si justo se dio al fin de la semana, otra opción es finalizar el ‘sprint’ los días viernes y volver a comenzar los días lunes. Muy importante que los equipos entiendan que que un ‘sprint’ es un compromiso que deben asistir y debe estar en su calendario siempre.
- Backlog. En la base de Scrum, siempre se debe de tener en cuenta que para avanzar de manera veloz en un proyecto, es más importante que se elijan las tareas e ideas en las que “NO” se va a enfocar el equipo, y reservarlo en un “backlog” o documento de reserva. Es decir, tener una lista clara de tareas que no serán prioridad para este período de ‘sprint’, y que pueden resurgir en una próxima reunión o planeación. En Scrum, el backlog no debe ser considerado como lo que “nunca se hará o no importante”, por el contrario, son temas que Sí hacen al proyecto, pero por distintas, durante el ‘sprint’ elegido los equipos no se enfocan en ellos.
- Tableros. Una vez definida las tareas, el líder el proyecto realiza un seguimiento de las dichas por medio un documento o tablero de acciones (puede ser con herramientas digitales como Asana o Trello) en donde organiza de manera visual, cuál es el avance del proyecto. El tablero debe contener las siguientes partes:
- Backlog. Aquellas tareas que no se van a realizar durante el período actual y quedan pospuestas para otro ‘sprint’.
- Sprint/En Progreso. El lugar donde se listan las tareas que se están realizando en el período actual y es lo que cada persona está trabajando. Es lo que da visibilidad al día a día.
- Done/Listo. El lugar donde se llevan aquellas tareas que ya se realizaron. Muy útil para comprender el progreso del equipo y saber qué cosas sí se finalizaron
*Tip. Si no te convence llevarlo de manera digital, se puede disponer de una pizarra o pared, en donde puedan hacer un gráfico de tres columnas con las secciones Backlog / Sprint / Done, y allí, se pueden ir pegando papeles de colores con anotaciones, o escribir los avances.
- Daily Scrum or Daily Stand-up. Son reuniones cortas que se realizan al inicio de la jornada( preferentemente no más de 30 minutos) en donde el equipo encargado de una Sprint, se reúne para responder las siguientes preguntas:
-¿Qué se hizo el día anterior
-¿Qué se hará el día de hoy?
-¿Qué dificultades tuvimos?
Es muy importante que estas reuniones sean dinámicas, eficientes y den información concreta que permita avanzar a cada colaborador en sus temas. Estas ‘daily’ producen un gran intercambio de ideas e información y sirven para alinear a los equipos.
Sobrecomunicación. Por último, para que el método funcione de manera ágil, los equipos deben estar informados todo el tiempo sobre cada detalle de un proyecto, idea o acción. Esto acelera la resolución de problemas y/o la aplicación de nuevas ideas. La idea es que incentivar que cada equipo comunique de manera muy clara sus avances, dificultades, dudas o aprendizajes, y que lo haga constantemente. Por eso, el método recomienda que todo funciona mejor en equipo de entre 3 a 5 personas. Si el equipo que participa en un ‘sprint’ es más grande, quizás es bueno revisar mejor la organización ya que esto produce muchos canales de comunicación, donde la información comienza a perderse.
Si les interesó el tema de las metodologías ágiles y/o quieren más información sobre asesorías contables, visiten el blog de Alegra: https://blog.alegra.com/
