Compartimos una entrada de la empresa Alegra.com, un negocio que opera desde Medellín y se encuentra presente en diferentes países de manera virtual, ellos nos compartirán información acerca del trabajo remoto, un tema del que tienen mucha experiencia por su naturaleza operativa.
Reuniones en un equipo de trabajo remoto
En un equipo remoto las reuniones son mucho más exigentes, porque además es menos probable que se vean si se está usando el celular, chateando o quizás navegando en otra pestaña, lo que va a requerir un mayor compromiso y concentración de todos. Las aplicaciones de videoconferencia a menudo tienen límites de tiempo en los planes gratuitos, lo que significa que cada minuto vale y se debe ser más efectivos con el tiempo. Cuando no se puede leer el lenguaje corporal y lo no verbal, se puede empezar a hablar fuera de turno y perder información muy valiosa. Adicional, las pequeñas conversaciones pueden consumir más del tiempo presupuestado.
El trabajo remoto exige un mejor orden en las reuniones. Al poner en práctica esto se podrán ejecutar reuniones remotas más efectivas, liberar tiempo y hacer que todos sean un poco menos gruñones.
Éstas son algunas buenas prácticas para reuniones exitosas a través de videollamadas
Preparación:
- Preparar una lista con los temas que se van a exponer, el orden y el material o documentos que se necesitarán.
- Asegurar que la conexión de internet sea estable. De lo contrario es mejor que avisar que se llegará un poco tarde o que no se puede asistir.
- Probar antes la plataforma, conocer cómo se usa, tener el link correcto, la cuenta, clave y la aplicación instalada.
Empezar y finalizar a tiempo:
Ser puntual no es llegar ni antes ni después, es estar a la hora indicada. Cuando se llega, no solo se está dando una mala imagen, sino que también puede verse como una falta de respeto con el equipo. Además, gestionar el tiempo en el trabajo remoto es muy importante, y se pierde tiempo al tener que repetir de nuevo la información. Finalizar a tiempo es muy importante, respetar la agenda y los horarios ayudará con la productividad y efectividad de las reuniones.
Tips que se deben tener en cuenta para empezar y finalizar reuniones a tiempo son:
- Si se va a llegar tarde, ya sea por algún inconveniente técnico o por obligaciones anteriores, lo mejor es comunicar, enviar un mensaje a tiempo antes de que inicie la videollamada a alguien que estará en la reunión y que pueda informar al equipo. Es muy incómodo entrar a una reunión remota tarde sin previo aviso, especialmente porque la aplicación podría reproducir un sonido anunciando a los demás la llegada.
- Si se va a llegar tarde y se debe liderar la reunión, lo que se debe hacer es asignar la responsabilidad a otro miembro del equipo para que se haga cargo, o aplazar la reunión.
- Automatizar los recordatorios de las reuniones, no solo en el calendario del correo, sino que también se puede integrar en el celular o inclusive en la herramienta de mensajería. Así se estará al tanto a través de las notificaciones.
Utilizar siempre cámara:
Nada reemplazará el contacto físico con las personas, pero usar la cámara permite disminuir esa brecha de no tener a la persona cara a cara y poder tener una comunicación más directa. La posición correcta es mirando hacia el frente, siempre hacia a la cámara. Tener contacto visual al igual que se hace en persona, genera un vínculo de confianza y puede ser irrespetuoso estar en una reunión con la cámara encendida pero estar mirando hacia otro lugar.
| El contacto visual es importante cuando se tienen videollamadas, por lo que disponer de una cámara es fundamental cuando se trabaja de forma remota. Haz clic para compartir en Twitter. |
Silenciar el micrófono
No hay nada más incómodo que estar hablando y escuchar ruidos en el ambiente. Silenciar el micrófono cuando no se esté hablando permite que el emisor pueda estar concentrado y asegura que el mensaje se entregue con claridad.
Buscar un lugar tranquilo
Si en el espacio de trabajo elegido hay bastante ruido, buscar otras alternativas que no afecten la productividad. Asimismo, avisar a las demás personas que se tiene cercanas, que se estará trabajando para evitar interrupciones.
Crear reuniones cortas
Tratar en lo posible que las reuniones sean solo de 30 minutos para que sean concretas y eficientes. Para saber la importancia y cómo programar reuniones en Google Calendar da clic aquí.
Enfocarse en el objetivo de la reunión
Siempre debe de haber líder claro, alguien que oriente la conversación y tenga definido el propósito de esta. Evitar tocar temas que no estén dentro de la temática de la reunión. Hablar de los temas que fueron planeados, y si llegan a surgir otros dejarlos al final, o bien programar otra reunión para abordarlos.
Crear reuniones dinámicas
En un espacio virtual la comunicación se hace más exigente, por lo cual hacer uso de los siguientes recursos logrará una reunión más fluida, participativa y entretenida:
- Si se tiene programada una reunión larga (más de 90 minutos), programar un IceBreaker (una pequeña actividad de no más de 5 minutos para romper el hielo). De esta forma los invitados a la reunión participarán de forma más fluida.
- Preparar una presentación o algún material didáctico para exponer las ideas y que queden más claras.
- Hacer un mapeo de cómo está el equipo a modo de introducción, es un buen momento para preguntar como van todas las cosas.
- Generar un ambiente constructivo y de aprendizaje permite que todos los participantes opinen para hacerlo dinámico. Hacer preguntas, brindar espacios para hablar a diferentes personas y permitir pausas para saber si se está siendo claro con la información.
Cuidar la presentación personal
Así sea una empresa con un lenguaje informal, la idea es que en reuniones no descuidar el aspecto físico, ya que es una carta de presentación.
Comportarse como en una reunión presencial
No tapar la cara, ceder la palabra, no hablar al mismo tiempo que otro.
Crear reuniones periódicas con todo el equipo
Crear un espacio para reunirse con todo el equipo, donde tengan la oportunidad de conocer a los nuevos integrantes, reconocerse entre todos, un espacio para compartir un chiste antes de iniciar y comunicar novedades, dificultades o noticias. En Alegra, por ejemplo, nos reunimos dos viernes al mes, cada 15 días.
Crear oportunidades para reuniones presenciales
La flexibilidad de un equipo remoto es una gran ventaja, pero las reuniones presenciales ayudan a construir y mantener buenas relaciones empáticas con los compañeros. Crear una oportunidad para reunir a todo el equipo puede crear sentido de pertenencia, compañerismo y saber cómo es esa persona en vivo y directo.
¿Dónde y cómo comunicar en un equipo remoto?
La confianza, la transparencia y la comunicación, son unos de los valores más importantes de la cultura remota. Los resultados e información se deben compartir en donde todo el equipo esté al tanto, así se garantiza la transversalidad de la información.
Buenas prácticas para saber dónde y cómo comunicar:
Especificidad
Al trabajar en una plataforma de comunicación, recibimos muchos mensajes en todo momento, por tal motivo es muy importante ser claro y conciso. ¿A quién va dirigido? ¿cuál es el mensaje? Dejar claro si es solo para comunicar o si se espera algo de los demás.
Claridad
Entre más claro sea el mensaje más personas lo leerán. Intentar no usar acrónimos o palabras muy específicas, si se hace identificar qué quieren decir. Esto asegura que la gente entienda y siga leyendo el mensaje.
Buscar el momento indicado
Tener presente la hora al momento de enviar un mensaje, ya que éste tendrá mucha más afluencia en algunos horarios específicos y también juega un papel relevante en el estado de ánimo de las personas. Por ejemplo:
El lunes al inicio del día es buen momento para enviar mensajes de seguimiento o algún proyecto que está empezando, lo mejor es no enviar nada al mediodía. Tampoco al final del día. Los viernes a las 6:00 pm ya es muy tarde para enviar un mensaje.
Buscar el mejor canal para comunicar
En las herramientas de comunicación instantánea como Slack, Skype, Microsoft teams, chat de Google entre otros, la comunicación debe ser muy rápida y clara, pero además debe ser corta y su resultado debe ser inmediato. Si es en un canal donde hay muchas personas, es probable que el mensaje se pierda y no lo lean todos.
El correo es una mejor opción cuando se tiene un mensaje que debe llegar a todas las personas. También es recomendable cuando debe ser muy específico con las ideas o propuestas.
Si se quieren comunicar avances de tareas, se deben usar herramientas como Asana, Jira, Monday.com, entre otras. Esto permite una gestión ordenada del proyecto y un seguimiento colaborativo.
Otra forma de comunicarse de manera remota es por medio de las herramientas colaborativas. Ejemplo, en Google Docs se pueden mencionar a personas para que hablen sobre un escrito en particular, revisen un valor en Google Sheets o estructuren mejor un comunicado.
Por ejemplo, en Alegra nos limitamos a usar las herramientas que tenemos para trabajo y evitamos en la medida de lo posible whastapp o llamadas telefónicas entre el equipo. Esto permite separar la vida laboral de la personal.
No suponer
Si no quedó claro el mensaje, preguntar las veces que sea necesario hasta que se entienda, no proceder a responder si aún se tienen dudas. Se puede parafrasear el mensaje que fue recibido: “lo que me quieres decir es…” , “lo que entiendo es que…” Esto permitirá mucha más velocidad y menos reprocesos.
Cuidar la forma en la que se escribe
Realizar un resumen extremo de lo que se quiere comunicar, procurar mostrar más datos que adjetivos, cambiar palabras como “muchísimos, significativamente..”. Especificar con exactitud el valor o la cantidad. Nunca enviar el primer borrador, revisar hasta que quede claro y bien resumido. Si quedan dudas compartir el mensaje primero al equipo para que comenten y asegurar que sí hayan entendido, luego compartir a las personas involucradas. Responder con un sí, no, datos, no sé, o responder en x fecha. Ser impecable con las palabras, no olvidar revisar ortografía, por un signo de puntuación que falte o que esté mal ubicado en una oración se puede distorsionar la comunicación.
*Importante reconocer la función de cada uno de los canales de comunicación antes de enviar mensajes.
Si les interesó el tema del trabajo remoto y/o quieren más información sobre asesorías contables, visiten el blog de Alegra: https://blog.alegra.com/
