#CidadaníaActiva ¿Qué necesita una empresa para ser 100% remota?

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Compartimos una entrada de la empresa Alegra.com, un negocio que opera desde Medellín y se encuentra presente en diferentes países de manera virtual, ellos nos compartirán información acerca del trabajo remoto, un tema del que tienen mucha experiencia por su naturaleza operativa.


Cuando se elige empezar a trabajar de manera remota, hay que tener un cambio de mentalidad y estar consciente que es una forma de trabajo totalmente distinta a la tradicional. Es importante aceptar que hay ciertas condiciones y comportamientos que se perderán, tales como: la comunicación presencial, recursos y herramientas a disposición en una oficina, espacios físicos para socializar y sacar ideas entre compañeros, oportunidades para entrar en contextos y en conversaciones con los demás. Pero, ¿cómo creamos todo esto en un espacio virtual para que sea una experiencia enriquecedora y podamos disfrutarla? 

Foto por formulario PxHere

Aquí te contamos lo esencial para ser una empresa remota:

Tener un espacio adecuado, que sea ergonómico y funcional, es una de las cosas más importantes para trabajar remoto. A continuación algunas cosas que debes hacer para ser más productivo y feliz en las labores:  

1. Aspectos importantes para elegir el lugar de trabajo

Internet estable: Revisa las condiciones óptimas de internet y conexiones necesarias para garantizar una excelente experiencia de comunicación y trabajo colaborativo con el equipo. Lo ideal es contar con 30 MB de velocidad para no encontrar obstáculos en el día a día.

Un espacio destinado solo para el trabajo: Aparta un lugar solo con este objetivo e intenta que ese sea independiente a la misma habitación.

Evitar distracciones o interrupciones: Asegúrate de elegir un espacio que no obstruya la concentración, lejos de televisores o lugares con demasiado ruido para no desenfocarse.

Iluminación: Debes trabajar en un lugar iluminado preferiblemente con luz natural. Si no es posible, puedes complementar con luz artificial blanca para evitar sobreesfuerzo en los ojos o fatiga. Evita sombras molestas y el brillo de la pantalla en la medida que sea posible (con unas cortinas por ejemplo).

Ventilación: De igual forma tener el espacio ventilado para mejorar las condiciones de trabajo es importante. Asegurar que sea un lugar fresco, tranquilo y que mantengas una temperatura corporal en torno a 37° centígrados. El calor puede producir sueño, sensación de cansancio y por ende puede interferir en el rendimiento.

Sitio de descanso/relax: Con el fin de establecer un equilibrio y un límite entre la vida del hogar y lo laboral hay que evitar que el sitio de trabajo sea el mismo al sitio de descanso. Evitar trabajar desde la cama o el sofá.

Personalizar el espacio: Cambiar cada cierto tiempo la imagen del sitio en el que se pasan tantas horas al día ayudará a potenciar la creatividad y evitar la monotonía.

Utilizar colores: en función de lo que se quiera transmitir. Los colores pastel, claros y neutros transmiten tranquilidad y frescura, aunque si se prefiere estimular la creatividad, el amarillo o el azul funcionan muy bien. 

Ambientar el espacio de trabajo: Poner algo de música. Al estar en un espacio abierto con personas cerca, se pueden usar audífonos para aumentar la concentración.

Elementos de la naturaleza: Incluir plantas en el sitio de trabajo ayudará a disminuir el estrés y a mejorar el aire.

Minimalismo: Al estar en la casa se puede caer en la tentación de tener el escritorio con fotos, lápices, decoración entre otros, el espacio de trabajo refleja el orden mental y mientras menos distractores tengas, mucho mejor.

2. Aspectos importantes para elegir las herramientas de trabajo

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  • Silla: Tener una silla de trabajo cómoda y ergonómica ayudan a mantener una postura adecuada y así evitar enfermedades laborales. Tener el apoyo correcto en relación con tu peso y tu altura. Evitar usar el sofá o la cama para trabajar por varias horas.
  • Webcam: Ubicar la cámara donde haya buena luz y se pueda ver el rostro claramente.
  • Micrófono: No confiar en el micrófono de la laptop o computadora. Seleccionar audífonos o una diadema de buena calidad con cancelación de ruido.
  • Mouse y teclado: Evitar las molestias con un mouse ergonómico diseñado para reducir la tensión muscular, disminuir la presión en la muñeca y mejorar la postura. Utilizar un mouse y un teclado inalámbrico ayuda a tener el espacio de trabajo más ordenado.
  • Posición de la pantalla: Uno de los causantes de problemas de espalda, cuello y columna es la posición del ordenador, según como esté va a determinar la postura que adoptamos frente a él. Ajustar la altura de la pantalla de manera que el borde superior del monitor esté al nivel de los ojos. Recomendable utilizar bases o elementos que colocados debajo del ordenador o de la pantalla del mismo puedan ofrecer una altura más cómoda.
  • Laptop o computador de escritorio: Sin importar cuál se elija, verificar que el computador esté en óptimas condiciones para realizar el trabajo. 

3. Espacios de Coworking y otros lugares de trabajo

El trabajo remoto posibilita tener oficinas alternativas y con esto evitar caer en la rutina, la monotonía y el sentimiento de soledad. Se puede alternar entre la casa y otros espacios de trabajo como un cowork donde es posible interactuar con otras personas y cambiar de ambiente. También tomar un viaje y trabajar desde cualquier lugar del mundo puede mantener la frescura y entusiasmo. Solo hay que asegurarse de siempre tener internet estable y que las condiciones sean óptimas para desarrollar el trabajo eficientemente.

4. Definir horarios de trabajo

Más allá de un horario estricto, lo realmente importante es ser responsable y cumplir con el trabajo y los proyectos de manera exitosa y a tiempo. La disciplina y el valor de trabajo debe seguir rutinas, por tal motivo, se debe de tener flexibilidad con el horario mientras que sea constante y se cumplan las horas acordadas de trabajo, si fuese el caso.

Por ejemplo, trabajar bajo la metodología Scrum conlleva una comunicación diaria con el equipo sobre los avances y seguimientos. Pero eso no impide la flexibilidad en términos de empezar más temprano o tarde el trabajo. Puedes ver nuestro artículo sobre Metodologías Efectivas de Trabajo Remoto para aprender más.

Como empleador se debe de tener confianza, y como colaborador comunicar la verdad por encima de todo. Debe de haber apertura en términos de permisos, y esto brindará una respuesta adecuada de colaboradores, que se verá reflejada en menos absentismo y más compromiso por parte de ellos. 

Ser un equipo remoto no necesariamente es trabajar como Freelancer. En el caso de Alegra, somos un equipo 100% remoto, sin embargo, trabajamos 8 horas al día de lunes a viernes. Somos más de 130 personas trabajando en 14 países a lo largo de 3 continentes, por tal motivo tenemos zonas horarias diferentes. Además de ser flexibles, reconocemos la diferencia horaria y velamos por que nuestros colaboradores tengan momentos de ocio y calidad de vida con su familia. Sin embargo, para trabajar de esta manera es muy importante seguir estas simples reglas:

  • Tener un horario Fijo.
  • Comunicar con el equipo el horario laboral. 
  • Bloquear en el calendario los momentos de almuerzo, inicio y fin de la jornada laboral. 
  • Respetar el horario de los demás. 
  • Agendar reuniones cuando todo el equipo pueda estar (considerando el huso horario de los demás).

Hay calendarios, como Google y Microsoft 365, que permiten compartir la agenda de disponibilidad con compañeros de trabajo. Esta es una muy buena práctica que permite tener visión sobre los espacios disponibles del equipo.

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5. ¿Cómo trabajar remoto en países y/o con zona horaria diferentes?

Si el equipo está distribuido en diferentes países, es muy posible que no se tenga el mismo horario de todos los compañeros de trabajo, por ello se deben tener muy en cuenta las siguientes indicaciones:

  • Si se trabaja en la misma zona horaria, lo ideal es que la comunicación sea constante entre las partes y ninguna se demore en responder más de dos horas cualquier requerimiento.
     
  • En el caso de no trabajar en la misma zona horaria el trabajo remoto tiene un reto adicional y es la comunicación, pues debe ser más clara, ser consciente de los tiempos y realizar un seguimiento constante en el caso que se tengan compromisos.

Teniendo en cuenta esto, sigue los siguientes consejos para trabajar remoto y que la zona horaria no sea un impedimento:

  1. Trabaja con herramientas colaborativas.
  2. Sin miedo a preguntar, pregunta todo lo que te cause alguna duda, haz preguntas abiertas para una mayor comprensión. Al responder, hazlo con mucha información, porque es probable que no tengas la oportunidad de tener una conversación fluida.
  3. Sobrecomunica. Puede que no ahora, pero la información que le das al equipo de trabajo puede ser muy valiosa en otro momento, y lamentablemente cuando la necesite podrán estar descansando.
  4. Usa la metodología Scrum o lleva el desarrollo de proyectos en una herramienta de gestión de proyectos como Asana o Jira. Mira aquí todas las metodologías de trabajo remoto.
  5. Intenta tener mínimo una reunión por cámara cada 2 semanas. Puede ser un poco complicado pero no imposible.

En el siguiente enlace puedes ver la segunda parte de este artículo, en donde te enseñamos a llevar reuniones en un equipo de trabajo, te mostramos cuál debe ser el rol de un líder y dónde y cómo comunicar cuando se trabaja de forma remota.

Si les interesó el tema del trabajo remoto y/o quieren más información sobre asesorías contables, visiten el blog de Alegra: https://blog.alegra.com/

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